Sviluppo software e web

Intranet: lo strumento che unisce l’azienda

intranet aziendale

Indice

  1. Introduzione
  2. La collaborazione all’interno dell’intranet
  3. La gestione delle attività su misura
  4. Come la wiki aziendale aiuta i vostri Junior(e Senior)
  5. Lavoro remoto sicuro grazie all’intranet
  6. Usare l’intranet aziendale per comunicare con i clienti
  7. Conclusioni

Introduzione

Generalmente un’azienda ha bisogno di molti strumenti per mettere in contatto le persone che ne fanno parte, talvolta ricorrendo a soluzioni esterne o costruendo una vera e propria rete privata aziendale, cioè una intranet.

Una rete intranet può o meno essere isolata dall’esterno (nel caso non lo sia prende il nome di extranet), ha un’estensione variabile dall’essere una rete locale (LAN) fino a superare i confini nazionali.

Rappresenta quindi uno strumento flessibile ed alla portata di qualsiasi tipo di attività, indipendentemente dalle sue dimensioni. Ovviamente costruire una rete intranet comporta degli inevitabili costi, che possono essere visti più come un investimento che non una mera spesa.

Infatti l’intranet consente di semplificare enormemente il lavoro interno alle aziende, di migliorare i rapporti tra le persone che ne fanno parte e misurare lo stato del coinvolgimento collettivo.

Ma non è uno strumento che si limita al coinvolgimento interno dell’azienda, infatti può essere utilizzato anche per offrire dei tools relativi alla gestione dei rapporti con i clienti o per specifiche aree nel caso di imprese molto complesse e sofisticate.

Quali sono quindi i maggiori vantaggi nell’adottare una intranet?

La collaborazione all’interno dell’intranet

Ovviamente uno dei vantaggi principali dell’utilizzare una rete intranet aziendale è quello di poter offrire tutti gli strumenti necessari al fine di creare un ambiente collaborativo e produttivo, per tutti i membri dell’impresa. Consentendo così di scambiare, rapidamente e con estrema semplicità, le comunicazioni interne al network aziendale.

Una buona comunicazione è alla base di una collaborazione altrettanto valida e le intranet sono ottimi strumenti sotto questo punto di vista. Consentono di realizzare piattaforme dedicate alla compilazione di appositi form per determinati tipi di operazioni od utilizzare una più informale chat per scambiarsi idee o chiedere chiarimenti.

Inoltre se tutte le comunicazioni aziendali avvengono all’interno dell’intranet, è possibile verificare rapidamente tutti i passaggi che hanno portato ad eventuali errori di comunicazione, sia nella compilazione di un form o per cause umane. E così facendo è possibile anche recuperare i reali dati alterati dall’errore stesso, garantendo una maggiore sicurezza nelle comunicazioni.

Uno dei vantaggi delle intranet sotto l’aspetto della collaborazione è rappresentato dalla possibilità di non dover acquistare per intero una suite d’ufficio con tutti gli strumenti necessari e non all’impresa, quanto piuttosto sviluppare ed integrare soltanto quelli richiesti dalle attività svolte. Personalizzandole a seconda delle esigenze dell’impresa e delle persone dentro di essa.

In questo modo non è necessario a ricorrere a tool di terze parti per svolgere il proprio lavoro ma è possibile fornirsi di strumenti su misura, realizzati appositamente per la propria impresa e la organizzazione e la collaborazione, anche se si parla di collaborazioni da remoto. In quest’ultimo caso si apre l’intranet verso l’esterno, tuttavia la natura stessa della piattaforma non varia e permette a tutti di utilizzare gli stessi strumenti, che sia un dipendente fisicamente presente in azienda o meno.

Ed è possibile utilizzare appositi tool per semplificare la vita di chi invece lavora da remoto migliorando l’organizzazione e/o costruendo appositi canali di comunicazione, garantendo quindi efficiente ed efficace la collaborazione. Oltretutto l’utilizzo di una email aziendale, per esempio, accresce il senso di appartenenza anche per coloro che non sono fisicamente all’interno dell’azienda stessa.

Per fare un semplice esempio è possibile avere internamente alla propria intranet l’insieme dei documenti su cui bisogna lavorare ed attraverso il proprio account personale ciascuno dei dipendenti può modificarli o visualizzarli in base ai propri permessi su quello specifico documento, senza necessità di inviarlo attraverso la posta elettronica e, soprattutto, senza alcun rischio di problemi relativi alla formattazione dovuti all’utilizzo di suite di produttività diverse da parte di chi lavora in remoto.

Inoltre è possibile utilizzare bacheche interne per le comunicazioni con automatismi per l’invio di notifiche alle persone interessate anche attraverso le email aziendali. Le bacheche possono essere dedicate esclusivamente all’ambito lavorativo come no, favorendo la conoscenza del personale anche attraverso l’intranet e permettendo a chi lavora da remoto di sentirsi come in ufficio.

Senza contare che all’interno della rete aziendale è possibile creare dei veri e propri news feed dedicati al proprio settore, consentendo così a tutti di seguire le ultime novità e di informarsi sul panorama dell’impresa, poiché è nell’interesse di tutti mantenere il passo con le ultime innovazioni e mantenere viva la curiosità e soprattutto poter trovare nuovi stimoli prima di iniziare la propria giornata di lavoro, magari individuando nell’articolo di un autore x una soluzione al problema lasciato in sospeso la sera precedente.

La gestione delle attività su misura

Molto spesso quando si pensa ai team agili, per qualche ragione, viene in mente automaticamente un post-it con qualcosa scritto sopra. Questo perché per i team agili è fondamentale l’organizzazione dei task e la scomposizione di processi grandi in altri più piccoli, affinché sia possibile effettuare piccole aggiunte giornaliere e costruire il prodotto finito giorno dopo giorno in modo chiaro e palpabile, con alcune funzionalità già pronte.

Quindi è estremamente importante l’organizzazione, sia per team agili che non, poiché qualsiasi processo produttivo è composto a sua volta da task minori che possono essere assegnati individualmente ai vari membri dei team. Per cui avere strumenti per la gestione delle attività è essenziale per qualsiasi impresa indipendente dalla sua filosofia di lavoro e dimensione.

Adesso è possibile affermare che avere strumenti che aiutino nella creazione e gestione dei task sia una necessità di quasi tutte le aziende, una necessità che all’interno dell’intranet può essere facilmente soddisfatta. Si possono creare sistemi di gestione che rispecchino la gerarchia aziendale od i ruoli agili, che consentano l’assegnazione ed il controllo dello stato dei vari task ottenendo così il polso della produttività nella sua interezza o nel dettaglio.

Tra le altre cose è possibile rendere trasparente il processo dell’assegnamento dei premi di produttività rendendo semplicemente pubblici i vari task del personale o dei team, migliorando i rapporti interni e soprattutto incentivando tutti ad impegnarsi a fondo.

Grazie alla gestione delle attività su misura diventano estremamente più semplici tutti i processi organizzativi, poiché è possibile prendere in considerazione sia le attività da svolgere che eventuali impegni e scadenze segnate all’interno dei calendari dell’intranet, sfruttando reminder personalizzati in base ad esigenze personali ed aziendali per assicurarsi che ogni deadline sia rispettata.

Senza contare che condividendo parte dei calendari è possibile per i propri collaboratori avere chiara la visuale sui termini di scadenza e quali tappe sono necessarie od eventuali ricorrenze interne all’azienda da non dimenticare. Il calendario aziendale diventa così molto più semplice da scindere da quello personale e permette di ridurre così le distrazioni da ciò che non riguarda il mondo dell’impresa.

Come la wiki aziendale aiuta i vostri Junior (e Senior)

Assumere è un processo molto spesso complicato poiché composto da un passaggio inevitabile quanto necessario: l’adattamento di una persona esterna al modo di lavorare e la filosofia dell’azienda.

Molto spesso alcuni neo-assunti di giovane età non hanno già tutte le conoscenze necessarie per portare a termine i propri task nei primi tempi ed hanno bisogno dell’aiuto di persone già mature all’interno dell’azienda, i cosiddetti Senior.

Ovviamente in questo processo c’è bisogno di riferimenti che spieghino nel dettaglio e soprattutto siano sempre disponibili per il nostro “Junior” affinché possa formarsi nel modo migliore possibile nel minor tempo.

In tutto ciò è possibile trovare un valido alleato in una Wiki Aziendale. Ossia un software collaborativo che permette ai membri della nostra compagnia di costruire documenti utili alla condivisione del sapere dell’impresa che inizia dalle tecnologie utilizzate fino alle metodologie impiegate. Passando ovviamente per le spiegazioni sull’utilizzo degli strumenti interni all’azienda.

Questo permette di formare più rapidamente i vari “Junior” dell’impresa e trasportarli verso la maturità , non solo dal punto di vista lavorativo ma anche personale. Ed un buon modo per sancire questo passaggio è quello di incaricare la stesura di una pagina della Wiki su qualche strumento o tecnologia utilizzata. Permettendo- all’ormai ex- Junior di dimostrare, anche a sé stesso, di padroneggiare le conoscenze acquisite e di condividerle.

In questo modo si crea un circolo virtuoso che permette anche ai Senior di confrontarsi con nuove tecnologie ed informarsi attraverso le “nuove leve” su tecnologie emergenti e che potrebbero migliorare i processi produttivi interni.

Non solo il mondo dell’IT può usufruire di questi vantaggi, infatti una Wiki Aziendale può contenere il sapere di qualsiasi tipologia di azienda sotto qualsiasi aspetto, anche in ambito manifatturiero o gastronomico. Ad esempio per quest’ultimo caso possono essere inseriti in una Wiki tutte le ricette con la storia delle pietanze, oppure nel caso di un industria tessile possono essere catalogate le stoffe impiegate e le migliori pratiche con cui lavorare con esse e le loro qualità, semplificando sia la produzione vera e propria che la progettazione di nuove collezioni.

Inoltre potrebbe essere possibile persino esporre al pubblico una parte della Wiki Aziendale sotto forma di blog, dimostrando la propria competenza e professionalità, permettendo ai potenziali clienti di conoscere approfonditamente i vostri prodotti ancora prima di acquistarli, oltre che rinsaldare il legame con chi li ha già acquistati trovando nella vostra Wiki un aiuto sul come usare il vostro prodotto al meglio.

Ovviamente la Wiki Aziendale è parte integrante dell’intranet e rappresenta soltanto l’ennesimo aspetto di uno strumento in realtà composto da molteplici componenti, tutti utili al miglioramento della vita nelle imprese.

Quindi avere una intranet aziendale aiuta anche nella formazione dei dipendenti e nella loro informazione, oltre che spingerli nella costruzione dello spirito di squadra all’insegna dei valori della nostra impresa. Inoltre questo semplifica l’eventuale valutazione sull’adozione di nuove tecnologie e la loro scoperta, senza mai far venir meno gli stimoli necessari a lavorare con piena soddisfazione.

Lavoro remoto sicuro grazie all’intranet

Il lavoro remoto è una lama a doppio taglio, il non doversi recare in ufficio al mattino presto può essere una manna dal cielo e soprattutto consente un risparmio in termini di spostamenti non indifferente.

Tuttavia il non essere fisicamente vicini ai colleghi può rappresentare un grande svantaggio. Diventa più difficile sentirsi parte dell’impresa in questo modo, parte del gruppo. Per non parlare delle continue ed infinite distrazioni che possono colpire all’interno dell’ambiente domestico. Quando si lavora a casa si è faccia a faccia con i propri compiti ed ogni ritardo non può essere imputato ad altri e diventa difficile tenersi aggiornati sulle novità interne all’azienda.

Insomma, il sogno di non doversi infilare in un treno affollato di prima mattina può trasformarsi in un incubo ancora peggiore.

Per questo aprire l’intranet al mondo esterno può essere un validissimo sostegno per coloro che svolgono le proprie mansioni da casa. Uno dei vantaggi delle reti aziendali elencati sopra è proprio quello di migliorare sensibilmente il modo di collaborare ed è verissimo per quanto riguarda il lavoro da remoto.

Avere spazi condivisi- seppur virtuali- con i propri colleghi può far sentire più vicini all’azienda anche i dipendenti lontani e spingerli a tenersi lontani dalle distrazioni. Inoltre gli sarà possibile aggiornarsi facilmente sulle ultime novità dell’impresa ed ottenere la conoscenza fornita dalla Wiki Aziendale od addirittura collaborare ad essa.

Senza contare che utilizzando il gestore delle attività interno all’impresa sarà molto più semplice tenere traccia dell’andamento lavorativo e valutare i livelli di produttività in modo chiaro ed oggettivo. Ciò rende il lavoro remoto sicuro non solo per il lavoratore ma anche per l’impresa stessa.

Usare l’intranet aziendale per comunicare con i clienti

Anche in questo caso è necessario aprire l’intranet aziendale al mondo esterno ed anche qui ci possono essere vantaggi da non sottovalutare in un ottica CRM.

Innanzitutto diventa molto più semplice gestire le comunicazioni, poiché si possono creare sezioni dedicate alle varie tipologie di comunicazioni e gestire internamente il loro smistamento, facendo sì che ogni form compilato dalla clientela raggiunga il giusto responsabile automaticamente, senza la necessità di dover verificare manualmente o la necessità di appoggiarsi a servizi di terzi.

Questo semplifica inoltre il processo di raccolta delle informazioni sui clienti per un successivo data mining, coinvolgendo in questo caso anche il numero delle comunicazioni effettuate e le risposte restituite, monitorando in questo modo le relazioni coi propri acquirenti.

Conclusioni

Una intranet aziendale è un grande investimento, non per i termini economici ma soprattutto per le potenzialità che ha da offrire attraverso gli strumenti che qualsiasi impresa può poter utilizzare per migliorare il modo di lavorare all’interno di essa.

In questo articolo sono stati illustrati molti dei vantaggi offerti da questa soluzione adottata ormai sempre più di frequente all’interno di attività di qualsiasi dimensione, non necessariamente quelle con molti team e centinaia di dipendenti. Perché una intranet aziendale soddisfa necessità relative al miglioramento della qualità del lavoro e della soddisfazione di chi lavora all’interno dell’azienda. Per cui è senza ombra di dubbio uno di quei investimenti da tenere in considerazione sia per attività già avviate sia per quelle in procinto di nascere.