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L’ERP, di cosa si tratta?

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Indice

  1. Introduzione
  2. Un po’ di storia
  3. Caratteristiche e componenti principali
  4. L’architettura ERP
  5. Conclusioni

Introduzione

Continuo la mia serie di articoli rivolti al mondo delle imprese che si affacciano al panorama informatico e/o cercano soluzioni ai problemi di gestione, che nel 2018 riguardano molti più fronti rispetto il produrre/promuovere/vendere che soli pochi decenni fa poteva riassumere a grandi linee il modus operandi delle attività commerciali. La verità è che il nostro è un mondo complesso ed interconnesso, viviamo di opportunità prima impensabili. Tuttavia per cogliere le opportunità è bene sostenersi su solide basi, avere sicurezze che ci aiutino ad affrontare con slancio i possibili rischi che la gestione di un’attività comportano; Diventa quindi necessario un sistema che permetta di elaborare strategie aziendali, che permetta di avere il completo controllo sui componenti vitali della propria attività. Ed è qui che entra in gioco l’acronimo E.R.P. ossia Enterprise Resource Planning, che possiamo tradurre come “pianificazione delle risorse d’impresa”. Con ERP si indicano tutti i sistemi gestionali integrati per le aziende, ossia dei sistemi informatici che consentono la gestione della contabilità, del personale, degli acquisti, del magazzino ecc..

In sostanza l’ERP è un acronimo che indica un sistema per la gestione di un’attività composto da svariati moduli dedicati ai processi dell’impresa.

Un po’ di storia

L’ERP nasce nei primi anni novanta come estensione dei sistemi di MRP(Pianificazione Fabbisogno Materiali o Materials Requirements Planning) e MRP 2(Manufacturing Resource Planning), integrando in sé oltre questi ultimi due sistemi anche altri relativi alla contabilità, etc…

Nonostante i sistemi ERP siano nati soltanto nei primi degli anni 90’, vennero rapidamente adottati da numerose aziende che dovevano affrontare il problema del Millenium Bug e dell’introduzione dell’euro, poiché i loro vecchi sistemi legacy non potevano essere mantenuti in tali circostanze, optarono per il più moderno ERP.

Al giorno d’oggi si parla di ERP II, ossia di seconda generazione, con sistemi che concedono maggiore flessibilità, sono maggiormente ottimizzati e basati sulle transazioni. Siccome ERP non è un marchio registrato attribuibile ad un prodotto, non è anormale che vari produttori software forniscano soluzioni differenti, ma tutte devono garantire le seguenti proprietà per poter definire il proprio applicativo come ERP:

  • flessibilità di architettura;
  • efficace ambiente di personalizzazione;
  • indipendenza da una base dati fisica;
  • facilità di interfacciamento;
  • strumenti di modellazione dei processi;
  • significativo volume di referenze;
  • disponibilità in lingue e localizzazioni diverse;
  • possibilità di modellare strutture aziendali complesse;
  • vasta scelta di processi, attivabili attraverso una semplice parametrizzazione del sistema;
  • ampia gamma di modelli di controllo di gestione di facile costruzione e totalmente integrati;

Caratteristiche e componenti principali

Abbiamo dato una prima definizione di ERP, ma adesso cerchiamo di chiarire quali siano le sue caratteristiche principali, e quindi i componenti di cui è composto, in modo da ottenere un identikit univoco.

Il primo dei componenti di cui un moderno ERP non può fare a meno, è un database. O persino più di uno, come vedremo in seguito, ma per ora ci basti pensare solo al fatto che viviamo nell’era dell’informazione ed ogni dato necessita di essere utilizzato e stipato da qualche parte, per poter in futuro attraverso l’analisi delle informazioni, elaborare migliori strategie, monitorare in real time- o quasi- l’andamento della nostra attività in qualsiasi momento, o fornire ai vari settori della stessa le informazioni relative ai processi produttivi di cui necessitano, come ad esempio la disponibilità di un determinato prodotto in un magazzino nel momento in cui un acquirente utilizza il nostro e-commerce.

Il secondo componente, è qualcosa che può essere definito in molti modi, uno di essi è l’insieme dei moduli che formano una struttura funzionale. Se possiamo vedere il componente database come la memoria, l’insieme dei moduli forma il corpo del nostro ERP. Fornendoci i mezzi necessari ad interagire con il mondo reale.

Moduli? Esattamente. Un software ERP come detto prima, ha la necessità di fornire molteplici funzioni, molte delle quali comuni a quasi tutte le attività, ed altre invece specifiche di alcuni settori. Quindi le software hanno suddiviso gli ERP in moduli, permettendo così ai clienti finali di ottenere un prodotto che rispecchiasse le loro necessità e non avesse costi proibitivi. È da considerare infatti che un applicativo di tipo ERP può arrivare a costare milioni, nel caso di aziende estremamente grandi.

I moduli possiamo vederli come il cuore del nostro ERP. Bisogna scegliere attentamente quali sono necessari al nostro business e quali no, per non investire in un prodotto che non rispecchia le nostre reali necessità. Nonostante esista una corposa fetta di moduli cross-industry, ossia moduli la cui funzione è indipendente dal settore della nostra impresa, vi è sempre un simile rischio.

Alcuni dei componenti principali di un ERP sono i seguenti:

  • Gestione della contabilità: Tiene traccia di qualsiasi evento di rilevanza di tipo finanziaria;
  • Controllo di gestione: Guida la gestione verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione;
  • Gestione del personale: Consente la gestione del personale nel significato più vasto possibile, ore lavorative ed eventuali note sui dipendenti;
  • Gestione acquisti: Razionalizza i fornitori ed i relativi costi, permettendo una chiara visione delle opzioni d’acquisto prima di procedere ad essi;
  • Gestione dei magazzini: Controllo merci in entrata ed uscita;
  • Gestione della produzione: Consente di gestire l’insieme delle attività integrate necessarie ad ottenere- secondo cicli di lavorazione prestabiliti e partendo da opportune materie prime- i prodotti finiti richiesti dai clienti, nelle quantità, caratteristiche e tempistiche prefissate, oltre che costi e livelli qualitativi ben specificati;
  • Gestione dei progetti: Attività volte alla realizzazione degli scopi/obiettivi di un progetto;
  • Gestione delle vendite: Offre un efficace ed efficiente per la pianificazione ed il controllo delle risorse organizzative per raggiungere gli obiettivi di vendita all’interno di un’attività;
  • Gestione della distribuzione: Consente di gestire attività logistiche, controllandone le prestazioni e permettendo di migliorarne l’efficienza;
  • Gestione degli asset: Consente il monitoraggio e la manutenzione di tutte le risorse materiali che costituiscono un valore per l’azienda.

La lista è ancora lunga, ma questi sono i moduli principali più comuni per gli ERP, ovviamente nulla vieta ad un’attività di farsi fare un modulo ad hoc per le proprie necessità produttive. Nonostante ciò è pratica comune acquistare moduli “preconfezionati”, che necessitano solo di essere configurati. Se da un lato un modulo preconfezionato è più economico, pecca di personalizzazione, che al contrario i moduli realizzati su commissione possono offrire. Se forse in fase di avvio per un’attività utilizzare un ERP già pronto può essere motivo di risparmio, nel momento in cui l’impresa dovesse cresce, potrebbe raggiungere i limiti di una tale scelta.

L’architettura ERP

Un sistema ERP è solitamente centralizzato con un architettura client-server, ossia un unico elemento- il server- si occupa dell’accumulare, elaborazione e distribuzione delle informazioni all’interno della nostra impresa, consegnandoli ai vari client, ed attraverso un sistema di utenze poter mostrare soltanto i dati pertinenti a chi ne fa richiesta. È infatti inutile- oltre che rischioso- che un dipendente del reparto X sia a conoscenza delle informazioni relative al reparto Y con cui non vi è alcuna correlazione.

Possiamo immaginare che all’interno del nostro server ERP vi è un Data Warehouse che raccoglie le informazioni necessarie ai processi decisionali e per monitorare lo stato dell’impresa, ed accanto ad esso vi è un database operativo che permette di seguire l’andamento dei processi produttivi, lo stato del magazzino, ecc… Ed attraverso la gestione di questi due depositi dati riesce a fornire ai vari utenti le informazioni elaborate in base alle relative necessità, sia da un punto di vista operativo che decisionale, fornendo ai dirigenti le informazioni in merito alla produzione ed alle vendite.

Il beneficio di una simile struttura è la semplicità. Attraverso un ERP, per esempio, non è più necessario comunicare a più reparti l’arrivo di un ordine ma basta comunicarlo al server centrale. Esso provvederà alle comunicazioni necessarie e la realizzazione dei processi che possono essere automatizzati, come la registrazione dell’incasso o l’emissione della fattura.

Conclusioni

Avere un ERP è davvero così importante? Nel 2018, si. È importante poter contare su un’infrastruttura snella e flessibile, poter ottenere le informazioni sulla propria attività non solo attraverso il bilancio economico ma anche attraverso il rendimento delle attività produttive, delle vendite e del marketing.

Non a caso nei sistemi ERP diventa sempre più importante l’integrazione con le strategie di tipo CRM(Non sai cosa è un CRM? Forse potrebbe interessarti approfondire con l’articolo a portata di click).

Un sistema ERP è un investimento attraverso il quale la tua attività può migliorare od iniziare nel migliore dei modi. Ciò è possibile attraverso la semplificazione dei vari processi produttivi, automatizzando le attività che richiedono poca o nulla interazione umana e fornendo le informazioni necessarie all’elaborazione di una strategia di business efficace ed efficiente.

Ma come ogni investimento richiede accortezza, soprattutto nell’ambito delle piccole e medie imprese quando acquistano ERP industrializzati(ossia prodotti da grandi software house e forniti in licenza ai clienti e composti da svariati componenti, spesso venduti separatamente). Questo perché a causa dell’elevato numero di moduli si rischia di acquistare alcuni non necessari al proprio modello di business o che al crescere dell’impresa e quindi al numero di dati/interazioni, non siano in grado di adeguarsi, e non solo per problemi relativi al software ma anche all’hardware.

È per tanto importante al momento dell’acquisto di un ERP non soltanto pensare allo stato attuale della propria attività ma anche a quello futuro.